นโยบายการกำกับดูแลการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามกฎหมาย กฎ ระเบียบ

นโยบายการกำกับดูแลการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามกฎหมาย กฎ ระเบียบ ของบริษัท ไอที ซิตี้ จำกัด (มหาชน)

เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานของบริษัท ไอที ซิตี้ จำกัด (มหาชน) (“บริษัทฯ”) เป็นไปตามกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง พนักงานทุกคนปฏิบัติงานด้วยความซื่อสัตย์ สุจริต มีคุณธรรม ประพฤติปฏิบัติตนตามนโยบายการกำกับดูแลกิจการและจริยธรรมธุรกิจ ของบริษัทฯ  เพื่อช่วยป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและมีผลกระทบต่อบริษัทฯ ผู้บริหาร พนักงาน และความเชื่อมั่นของผู้มีส่วนได้เสียทุกฝ่าย บริษัทฯ จึงกำหนดนโยบายการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน (Compliance Policy) ฉบับนี้ขึ้น

นิยาม

กฎเกณฑ์  หมายถึง สิ่งที่บริษัทฯ ต้องปฏิบัติตามหรือสิ่งที่บริษัทฯ ยึดเป็นหลักในการดำเนินงาน ซึ่งประกอบด้วย กฎหมาย กฎ ระเบียบ ข้อบังคับบริษัท ข้อปฏิบัติตามสัญญา จรรยาบรรณธุรกิจ นโยบาย มาตรฐานการปฏิบัติงาน ข้อพึงปฏิบัติที่ดี รวมถึงพันธสัญญาที่สำคัญ

การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์  หมายถึง  การปฏิบัติตามกฎหมาย กฎ ระเบียบ ข้อบังคับบริษัท ข้อปฏิบัติตามสัญญา จรรยาบรรณธุรกิจ นโยบาย มาตรฐานการปฏิบัติงาน ข้อพึงปฏิบัติที่ดี รวมถึงพันธสัญญาที่สำคัญที่เกี่ยวข้องในการดำเนินธุรกิจ

การกำกับดูแลการปฏิบัติงาน  หมายถึง  กระบวนการที่ใช้ป้องกันการปฏิบัติงานที่ไม่เป็นไปตามกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ โดยผ่านกระบวนการต่างๆ ที่ช่วยส่งเสริม สนับสนุน ควบคุม ตรวจสอบ รายงานการปฏิบัติงาน เพื่อให้สอดคล้องตามกฎเกณฑ์ เช่น การรวบรวมกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง การประเมินและดำเนินการให้สอดคล้องตามกฎเกณฑ์ การเฝ้าติดตาม การตรวจประเมิน การแก้ไข การบริหารความเสี่ยง การฝึกอบรม การสื่อสาร การสร้างความตระหนักรู้ การจัดสรรทรัพยากร เป็นต้น

ผู้บริหาร  หมายถึง พนักงานที่มีหน้าที่ในการกำหนดนโยบายของหน่วยงาน และ/หรือกำกับดูแลให้มีการปฏิบัติตาม นโยบาย รวมทั้งให้การสนับสนุน จัดสรรและทบทวนทรัพยากรของหน่วยงาน

นโยบายการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน

1. ผู้บริหาร และพนักงานทุกคน ต้องยึดมั่นที่จะปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ ซึ่งครอบคลุมถึงกฎหมาย กฎ ระเบียบ ข้อบังคับบริษัท ข้อปฏิบัติตามสัญญา จรรยาบรรณธุรกิจ นโยบาย มาตรฐานการปฏิบัติงาน ข้อพึงปฏิบัติที่ดี รวมถึงพันธสัญญาที่สำคัญ
2. การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการปฏิบัติตามกฎหมาย เป็นเรื่องจำเป็นที่ผู้บริหาร และพนักงานทุกคนต้องเคารพและปฏิบัติตาม การทำธุรกรรมที่ผิดกฎหมายจึงเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้
3. การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ถือเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานที่ผู้บริหาร และพนักงานทุกคนต้องปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรม โดยมีการสื่อสาร ส่งเสริมและสนับสนุนให้เกิดความรู้ ความเข้าใจ มีการกำหนดแนวทาง และกำกับดูแลให้ปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง รวมทั้งสร้างความตระหนักรู้และสืบทอดวัฒนธรรมความซื่อสัตย์ สุจริต และการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ของบริษัท ให้เข้มแข็ง
4. บริษัทฯ มุ่งเน้นให้มีระบบการกำกับดูแลการปฏิบัติงานตามกฎหมาย และพันธสัญญาที่สำคัญ โดยจัดให้มีกระบวนการที่ใช้ในการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน รวมทั้งมีการปรับปรุงระบบดังกล่าวให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจและการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น
5. พนักงานที่รายงานหรือให้ข้อมูลเกี่ยวกับการกระทำที่เป็นหรืออาจเป็นการละเมิดกฎหมายและพันธสัญญาที่สำคัญ จะได้รับความคุ้มครองตามนโยบายการรับเรื่องร้องเรียนการทุจริตและการกระทำผิดของบริษัทฯ

แนวปฏิบัติการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน

การเสริมสร้างและสนับสนุนระบบการกำกับดูแลปฎิบัติงาน จะทำให้มั่นใจได้ว่าการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ มีการดำเนินการที่สอดคล้องกับกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และมีมาตรฐานการทำงานที่จะช่วยป้องกันการเกิดความไม่สอดคล้องกับกฎเกณฑ์ได้อย่างมีประสิทธิผล รวมทั้งมีการปรับปรุงสมรรถนะในการปฏิบัติงานประจำวันได้อย่างเหมาะสม ควรดำเนินการดังนี้

1. การจัดให้มีมาตรฐานการทำงาน
2. ผู้เกี่ยวข้องรวบรวมกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องตามขอบเขตการดำเนินงาน
3. จัดให้มีมาตรฐานการทำงานที่ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานที่สอดคล้องกับกฎเกณฑ์ที่ต้องปฏิบัติตาม
4. การกำกับดูแลและการปรับปรุงสมรรถนะในการปฏิบัติงานประจำวัน
5. ควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามมาตรฐานการทำงานที่กำหนด
6. เฝ้าติดตาม (Monitoring) และตรวจประเมิน (Audit) การทำงาน เพื่อให้มั่นใจว่าได้มีการดำเนินการตามกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้อง ครบถ้วน
7. รายงานการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ให้กับผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจและผู้เกี่ยวข้อง เพื่อจัดการควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
8. ปฏิบัติการแก้ไข เมื่อพบว่ามีเรื่องที่ไม่สอดคล้องตามกฎเกณฑ์ เพื่อแก้ไขเรื่องที่ไม่สอดคล้องให้ถูกต้อง ลดผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นตามมา และป้องกันไม่ให้เหตุการณ์นั้นเกิดซ้ำในอนาคต
9. บริหารความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ โดยความเสี่ยงที่สำคัญต้องได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ทันเวลา
10. ทบทวนการดำเนินงานด้านการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานด้านการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
11. การสนับสนุนการดำเนินงานในการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ต่างๆ โดย
12. จัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นอย่างเพียงพอ เพื่อให้มั่นใจว่าการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์จะบรรลุผลตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
13. พัฒนาความรู้ ความสามารถของพนักงาน เพื่อให้พนักงานมีความสามารถที่จะปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ได้อย่างถูกต้องอยู่เสมอ
14. สร้างความตระหนักรู้และวัฒนธรรมองค์กรที่ยึดมั่นต่อการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ โดยดำเนินการได้หลายวิธี เช่น การสอนงาน การบอกเล่าประสบการณ์จากผู้เชี่ยวชาญ การจัดกิจกรรมรณรงค์เรื่องสำคัญต่างๆ การสื่อสาร ประชาสัมพันธ์ การสร้างค่านิยมและแบบอย่างที่ดี การสร้างแรงจูงใจด้วยของรางวัลหรือสิ่งตอบแทน และการกำหนดมาตรการลงโทษที่เหมาะสม เป็นต้น
15. จัดให้มีการควบคุมเอกสารและสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานด้านการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารและสารสนเทศที่ต้องใช้ในการดำเนินงานมีความเหมาะสมกับการใช้งาน มีความถูกต้อง ครบถ้วน ปลอดภัยจากการสูญหาย เสียหาย ถูกแก้ไข สามารถรักษาความลับ ควบคุมการแพร่กระจาย และสะดวกต่อการค้นหาและจัดเก็บ

บทบาทและความรับผิดชอบ

1. ผู้บริหาร เป็นผู้รับผิดชอบสำคัญในการนำนโยบายไปสู่การปฏิบัติอย่างเป็นรูปธรรมและต่อเนื่อง โดยผู้บริหารต้องทำความเข้าใจในนโยบายการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน แนวปฏิบัติ และกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องในการดำเนินงานของตน จัดให้มีการสื่อสาร สร้างจิตสำนึกที่ดี ส่งเสริมการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ กระตุ้นให้พนักงานที่อยู่ในความรับผิดชอบเห็นคุณค่าและความสำคัญของการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ กำหนดแนวทางและกำกับดูแลให้แน่ใจว่าพนักงานที่อยู่ในความรับผิดชอบได้ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ได้อย่างถูกต้องอยู่เสมอ รวมทั้งเป็นแบบอย่างที่ดี เพื่อสืบทอดวัฒนธรรมการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ของบริษัทฯ
2. พนักงานต้องเข้าใจบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของตน ในการปฏิบัติตามนโยบายการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน และกฎเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง พนักงานต้องพัฒนาตนเองให้มีความรู้ ความสามารถและความเข้าใจในหน้าที่ที่ตนปฏิบัติอย่างผู้รู้จริง ตั้งใจและเอาใจใส่ต่อหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย มีความละเอียดรอบคอบในการปฏิบัติงาน

ในกรณีมีข้อสงสัยในการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ให้สอบถามผู้บังคับบัญชา หรือหน่วยงานกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ หน่วยงานกฎหมาย หรือหน่วยงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน

ในกรณีที่พบการกระทำที่ไม่ถูกต้องตามกฎเกณฑ์หรือหลีกเลี่ยงการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ ให้พนักงานทุกคนมีหน้าที่ต้องรายงานให้ผู้บังคับบัญชาหรือบุคคลที่รับผิดชอบทราบ หรือแจ้งผ่านช่องทางต่างๆ ที่กำหนดไว้ เช่น ระบบรับเรื่องร้องเรียนการทุจริตและการกระทำผิด หรือหน่วยงานกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ เป็นต้น

1. หน่วยงานต่างๆ ต้องรวบรวมข้อมูลและแจ้งการกระทำที่ไม่ถูกต้องหรือหลีกเลี่ยงการปฏิบัติตามกฎหมายและพันธสัญญาที่สำคัญต่อบริษัทฯ ให้หน่วยงานกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ของบริษัทฯ ทราบ ตลอดจนให้ความร่วมมืออื่นๆ กับหน่วยงานกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ เพื่อประโยชน์ในการสนับสนุนการแก้ปัญหา การป้องกันและจัดการความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น รวมทั้งการปรับปรุงและยกระดับการกำกับดูแลการปฏิบัติงานของบริษัทฯ โดยข้อมูลต่างๆ ที่แจ้งมานั้น จะถูกเก็บไว้เป็นความลับ และคำนึงถึงความปลอดภัยและความเสียหายของผู้รายงาน แหล่งที่มาของข้อมูล หรือบุคคลที่เกี่ยวข้องเป็นสำคัญ
2. หน่วยงานกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ของบริษัทฯ เป็นหน่วยงานกลางในการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน  ส่งเสริมให้มีความตระหนักถึงการปฏิบัติงานที่ถูกต้องตามกฎหมาย กฎเกณฑ์ ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง ประกาศต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ให้คำปรึกษา สนับสนุน ติดตาม ประเมิน และรายงานประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ของการกำกับดูแลการปฏิบัติงาน เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ เป็นไปตามกฎเกณฑ์ รวมทั้งนำไปสู่การปรับปรุงและยกระดับการกำกับดูแลการปฏิบัติงานของบริษัทฯ ให้ดียิ่งขึ้น

นโยบายนี้ให้มีผลตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2565  เป็นต้นไป

ประกาศ ณ วันที่ 1 กรกฎาคม 2565

นายวิชิต  ญาณอมร
ประธานกรรมการ
บริษัท ไอที ซิตี้ จำกัด (มหาชน)